Persondatapolitik for kunder hos ProFlora A/S
Denne persondatapolitik er fastlagt af ProFlora A/S (herefter ”ProFlora”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) og gælder for alle vores kunder og potentielle kunder hos ProFlora.
Persondatapolitikken indeholder bl.a. oplysninger om:
- Hvem er ProFlora?
- Hvad er personoplysninger?
- Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?
- Hvad bruger vi dine personoplysninger til?
- Hvad er vores retlige grundlag for behandling af personoplysninger?
- Hvem deler vi dine personoplysninger med?
- Hvordan opbevares dine personoplysninger på en sikker måde?
- Hvad er dine rettigheder som registreret?
For os er ansvarlig omgang med personoplysninger afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne persondatapolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde hos ProFlora og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.
Persondatapolitikken indeholder en række oplysninger, som vi er forpligtet til at give dig i henhold til lovgivningen. Politikken er således ikke en del af din købsaftale med os, og du tillægges ingen kontraktlige rettigheder eller forpligtelser som følge af politikken.
1. Om ProFlora
I forbindelse med indgåelse eller opfyldelse af aftaler om køb af blomster, planter, transport, keramik, krukker og lignende varer og dertilhørende services, indsamler og behandler ProFlora personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Persondatapolitik.
ProFlora er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.
Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller til ProFloras behandling af personoplysninger som led i driften af vores virksomhed, kan du kontakte os her:
ProFlora A/S
CVR-nr.: 31 36 97 97
Grydhøjparken 12
Postboks 62
True
8381 Tilst
Telefon: +45 20 72 07 05
E-mail: jesper.jensen@proflora.dk
2. Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, særligt ved hjælp af en identifikator, fx et navn, et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er unikke for en given persons identitet.
3. Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?
ProFlora indsamler og behandler almindelige personoplysninger i forbindelse med indgåelse eller opfyldelse af købsaftaler og i forbindelse med afhentning af blomster hos ProFlora.
De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af ProFloras virksomhed.
De indsamlede oplysninger vil generelt være oplysninger relevant for dit køb, herunder i relation til betaling, levering og reklamationer, oplysninger som bruges til at forbedre vores hjemmeside, samt oplysninger vedrørende ProFloras rettigheder og forpligtelser.
Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at vi vil være ude af stand til at opfylde vores forpligtelser i forbindelse med din aftale med os.
ProFlora vil typisk registrere følgende oplysninger (listen er ikke udtømmende):
- Oplysninger vedrørende kunder: Oplysninger, som du giver os, når du indgår en købsaftale, herunder kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), betalingsoplysninger, oplysninger som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring og kommunikation samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i dit kundeforhold hos ProFlora.
- Oplysninger vi indsamler og behandler, når du besøger vores hjemmeside: Oplysninger om den måde, hvorpå du navigerer i og mellem vores hjemmesider og de ressourcer, som du skaffer dig adgang til, information om din computer, enhed og browser, herunder i nogle tilfælde din IP-adresse, browsertype og anden hardware- og software-information. Hvis du tilgår vores hjemmeside fra en mobilenhed, kan vi også indsamle et unikt identifikationsnummer tildelt din enhed.
- Videoovervågning når du som kunde eller leverandør besøger vores fysiske lokationer indendørs og udendørs: henholdsvis Grydhøjparken 12, 8381 Tilst, Fredrikstadvej 15, 9200 Aalborg, Logistikvej 25B, 5250 Odense SV, Kokholm 6, 6000 Kolding og Greve Mail 38, 2670 Greve.
4. Brug af dine personoplysninger
ProFlora behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger i alle tilfælde gælder for dig.
- Administration af dit kundeforhold: Oprettelse og administration af dit kundeforhold som led i driften af ProFloras virksomhed, herunder indgåelse og opfyldelse af købsaftale, fakturering, markedsføring, statistik mv.
Alle statistikker og analyser, der anvendes til at sikre og forbedre kvaliteten af ProFlora produkter, udarbejdes i anonymiseret format og indeholder derfor ikke oplysninger, der kan henføres direkte til dig som person.
ProFlora vil desuden i forbindelse med indgåelse af købsaftalen registrere dig i vores kunderegister.
- Drift og vedligehold af vores hjemmeside: Tilvejebringelsen af vores onlineydelser på vores hjemmeside, herunder for at understøtte den løbende evaluering og forbedring af vores hjemmesider.
- Overholdelse af gældende love og regler: Overholdelse af love og regler, som ProFlora er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler, som påhviler ProFlora herunder bogføringsloven.
- Kriminalpræventiv indsats: Vi foretager videoovervågning af de arealer, som er åbne for vores kunder og leverandører som led i en præventiv indsats mod tyveri. Vi filmer ikke gade, vej, plads eller lignende område, der benyttes til almindelig færdsel.
5. Retlige grundlag for behandling af dine personoplysninger
ProFlora behandler kun dine personoplysninger, når vi har et retligt grundlag til at foretage behandlingen. Når omstændighederne kræver det, kan ProFloras både behandle almindelige og følsomme personoplysninger om dig.
Behandling af almindelige oplysninger om dig sker som udgangspunkt på et af følgende grundlag:
- Kontrakt: Indgåelse eller opfyldelse af din købsaftale med os. Behandling på grundlag af kontrakt har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
- Juridisk forpligtelse: Opfyldelse af en juridisk forpligtelse, som ProFlora er pålagt. Behandling på grundlag af en juridisk forpligtelse har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. De love, som forpligter ProFlora til at behandle personoplysninger, er bl.a.:
- Bogføringsloven, som forpligter ProFlora til at opbevare al bogføringsmateriale i minimum 5 år.
- Skattekontrolloven, som forpligter ProFlora til at indberette oplysninger til SKAT.
Udover ovenstående, kan der eksistere anden lovgivning, som forpligter ProFlora til at behandle personoplysninger. Dette gælder særligt love og lovændringer, som vedtages efter udarbejdelse af denne persondatapolitik, love/bekendtgørelser som ProFlora senere bliver underlagt på grund af ændringer i virksomheden, samt hvis særlige forhold gør sig gældende.
- Lovbekendtgørelse nr. 1190 af 11/10/2007: I medfør af § 2, stk. 1, nr. 1 og 3, må der foretages videoovervågning af erhvervsvirksomhed, når overvågning er klart nødvendig af hensyn til kriminalitetsbekæmpelse.
- Vores legitime interesser: Hensynet til ProFloras legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, under punkt 4). Behandling på grundlag af vores legitime interesser har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
- Tredjemands legitime interesser: Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser for så vidt angår de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere. Behandling på grundlag af tredjemands legitime interesser har hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
6. Deling af personoplysningerne
Vi deler som udgangspunkt kun dine oplysninger i det omfang det er højst nødvendigt, eller hvis vi er retligt forpligtet til det. Nedenfor kan du læse mere om, hvem vi deler oplysningerne om dig med, og i hvilket omfang delingen sker.
ProFlora videregiver oplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med varetagelse af købsaftaler, herunder i forbindelse med levering, der varetages af tredjemand.
ProFlora kan videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre selskaber i samme koncern som ProFlora samt andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med ekstern administration af vores it-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, revision, juridisk bistand mv.
ProFlora kan desuden videregive dine personoplysninger i de tilfælde, hvor ProFlora helt eller delvist overdrager eller pantsætter sine rettigheder og forpligtelser i henhold til købsaftalen til tredjemand.
ProFlora tilstræber i videst muligt omfang at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.
ProFlora overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
ProFlora videregiver ikke videooptagelser, medmindre det sker som led i en verserende efterforskning af kriminalitet begået hos ProFlora, i hvilken forbindelse optagelserne videregives til politi og evt. advokat.
7. Dataintegritet, datasikkerhed og sletning af oplysninger
Dine personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.
Det er ProFloras politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.
Dette indebærer, at ProFlora som udgangspunkt opbevarer dine personoplysninger indtil der er modtaget betaling i henhold til købsaftalen, medmindre du er tilmeldt vores nyhedsbrev, eller vi er forpligtet til at opbevare dine oplysninger i en tidsperiode, eksempelvis 5 år efter bogføringslovens regler. ProFlora kan i visse tilfælde opbevare oplysningerne i en længere periode, hvis vi har en berettiget interesse heri, eksempelvis hvis der verserer en retssag, eller lign.
Videooptagelser slettes under alle omstændigheder senest 30 dage efter optagelsen, medmindre den konkrete videooptagelse indgår i en verserende efterforskning af kriminalitet begået hos ProFlora.
8. Dine rettigheder
Ifølge persondataforordningen har du en række rettigheder, som du kan gøre gældende over for os. Du skal være opmærksom på, at vi ikke altid vil være forpligtet til at opfylde disse rettigheder helt eller delvist. Eksempelvis har du ikke ret til at få slettet oplysninger om dig, som vi opbevarer, hvis lovgivningen forpligter os til at opbevare disse oplysninger.
- Indsigt: Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi er i besiddelse af, samt bl.a. at få oplyst hvad personoplysninger bruges til og hvem de videregives til.
- Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring.
- Berigtigelse: Du kan anmode om berigtigelse af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv.
- Begrænsning og sletning: Du kan anmode om at få oplysninger om dig selv begrænset eller slettet, hvis betingelserne for dette er opfyldt.
- Dataportabilitet: Du kan gøre din ret til dataportabilitet gældende for oplysninger du selv har afgivet til os, såfremt behandlingen baserer sig på samtykke eller kontrakt, og dette i øvrigt er teknisk muligt.
Du har derudover ret til at trække dit samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage, såfremt behandlingen baserer sig på dit samtykke.
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte morten.honore@plantas.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.
Klage over ProFloras behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
9. Opdateringer
ProFlora evaluerer og opdaterer løbende denne persondatapolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne persondatapolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for behandlingen af dine personoplysninger.